Expediente laboral

Al presente, la protección de datos es un interés común que comparten todas las empresas, sobre todo, si se trata de documentos como el expediente laboral. Sin embargo, ¿cuál es la mejor manera de proteger estos documentos?, la respuesta es simple: la digitalización.

Gracias a la tecnología, el manejo de los expedientes laborales ha dejado de ser un problema para las grandes y pequeñas empresas. De hecho, los procesos de digitalización han facilitado mucho los procesos en materia de gestión de recursos.

No obstante, quizá te preguntes qué es exactamente un expediente laboral y cuál es la importancia de su protección. Si es así, sigue leyendo este artículo; aquí resolveremos todas tus dudas al respecto.

¿En qué consiste un expediente laboral?

Un expediente laboral es el conjunto de documentos que describen a un trabajador basándose en distintos ámbitos de su persona. En este sentido, el expediente contempla: la trayectoria laboral, competencias técnicas y profesionales, además de características puntuales sobre la situación del trabajador.

La información que se maneja en los expedientes laborales se va adicionado a medida que el trabajador va adquiriendo experiencia. Igualmente, en este se ven reflejados variedad de acontecimientos que pueden ocurrir durante el tiempo laboral de un empleado dentro de una empresa.

¿Por qué es importante el expediente laboral?

Al ser una herramienta de control interno, el expediente laboral permite a la empresa o contratante tener acceso a la historia del trabajador. Esto es de suma importancia, puesto que, a través de estos datos se genera confiabilidad en la relación entre el empleador y los trabajadores.

Conjuntamente, el expediente laboral facilita la toma de decisiones de una empresa a la hora de un conflicto, y también, ayuda a evitar sanciones administrativas.

¿Quién se encarga de crear el expediente laboral?

Por lo general, la junta de recursos humanos es la responsable de crear y gestionar los expedientes laborales de los trabajadores en una empresa.

Incluso al finalizar la relación laboral (por cualquier motivo o circunstancia), el expediente laboral debe mantenerse bajo custodia en los registros empresariales. Esta medida es aplicada por las empresas para solventar cualquier tipo de eventualidades que puedan ocurrir a futuro a partir de los documentos del empleado.

¿Cuál es el contenido que debe llevar un expediente laboral?

El contenido estándar que comprende el cuerpo de un expediente laboral está conformado por la siguiente documentación:

• Datos personales del empleado.
• Una fotocopia de su DNI.
• Información básica de las personas de contacto para actuar en caso de una emergencia.
• Currículum del empleado.
• Cartas de recomendación; siempre que las haya.
• Número y certificación de alta de la Seguridad Social.
• Contrato individual del trabajador en cuestión.
• Resumen descriptivo de sus papeles a nivel laboral, además de las tareas y responsabilidades que cumple dentro de la empresa.
• Competencias laborales y titulaciones profesionales.
• Certificado que acredite el haber recibido formación en materia de riesgos laborales.
• Exámenes de admisión; de haber alguno.  
• Informe de incapacidades médicas reconocidas; si fuera el caso.
• Registro horario del trabajador.
• Nóminas.
• Recibos de pago de dietas u otras percepciones.
• Solicitudes de días de permiso y vacaciones laborales.
• Carta de renuncia; siempre que el trabajador decida renunciar a su cargo de manera voluntaria.
• Carta de despido; si es el caso.
• Finiquito.

¿Por cuánto tiempo las empresas pueden conservar un expediente laboral?

Según las bases legales, los expedientes laborales deben conservarse durante un plazo de cinco años, contando desde la fecha que se presentaron los documentos.

Por otro lado, la ley estipula que este plazo puede extenderse hasta diez años. No obstante, esto depende de las facultades de revisión de los organismos autorizados, además de los estatutos y normativas que maneje la empresa.

¿Qué es el aviso de privacidad?

Antes de recabar cualquier tipo de información personal es pertinente generar un aviso de privacidad para que el trabajador indique la protección de sus documentos. Esta acción es de carácter obligatorio para todas las empresas y compañías.

¿Cuántos tipos de expediente laboral existen?

Hasta la fecha sólo se conocen dos tipos de expediente laboral, estos son:

• Físico — contiene toda la documentación del trabajador en cuestión en físico, es decir, en papeles que son archivados en un registro empresarial común.
• Electrónico o digital — contiene toda la documentación del trabajador en una unidad de almacenamiento digital o la base de datos de un computador.

¿De qué trata la digitalización de un expediente?

Como su nombre lo indica, la digitalización de un documento se trata de la conversión del formato físico a uno digital o electrónico. Para hacer de esto posible se emplean herramientas de escaneo que permiten transformar correctamente los documentos originales a una expresión digital.

Tal como ocurre con todos los documentos digitalizados, los expedientes laborales en este formato tienen la misma validez.

¿Cómo es el proceso de digitalización?

Para digitalizar un expediente laboral usualmente se siguen los siguientes pasos:

1. Primeramente, la persona encargada trabaja con un expediente a la vez.
2. Luego, una vez recabada toda la información se retiran todas las grapas, clips y cualquier elemento que represente un obstáculo para realizar el escaneo.
3. Acto seguido, una herramienta OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) se encarga de transformar las imágenes captadas del documento en texto. A continuación, se crea una base de datos que se podrá consultar y editar en cualquier momento por el personal competente.
4. Al finalizar el proceso debe realizarse una copia de seguridad de todos los documentos que hayan sido ingresados a la base de datos.
5. Por último, se procede a la eliminación controlada de la información o documentos originales en físico.

Algunas empresas pueden mantener ciertos documentos tanto en formato original como en digital, aunque esto depende de la importancia del documento. Sin embargo, el objetivo principal de la digitalización es reducir el volumen de papel que es manejado dentro de las oficinas de las empresas.

De cualquier manera, siempre que sea posible todos los nuevos documentos del expediente laboral serán creados y gestionados directamente en un formato digital.

¿Cuáles son los beneficios de un expediente laboral digitalizado?

Actualmente, el número de documentos que se manejan en formato digital ha crecido exponencialmente. Por esta razón, se ha implementado esta modalidad para gestionar los expedientes laborales, lo cual resulta beneficioso por múltiples razones, por ejemplo:

• No requieren de espacio físico para su almacenamiento.
• Reduce el gasto de materia prima en las oficinas, por ende, colabora con el ambiente.
• Favorece los espacios empresariales gracias a la reducción de espacios empleados para el almacenamiento.
• Facilita la custodia documental; reduce el riesgo de hurto.
• Disminuye las ineficiencias, ya que varias personas pueden revisar un mismo expediente al mismo tiempo.
• El proceso de clasificación y búsqueda es más práctico y eficiente.
• Evita el riesgo por extravío o deterioro progresivo de los documentos.

Desventajas

• En ciertos casos no cumple con el criterio de conservar los documentos originales con las firmas del trabajador.
• Al estar disponibles de forma digital, existe la posibilidad de que los documentos sean vulnerables a hackeos. Por esta razón, es de vital importancia que la empresa cuente con un sistema fiable para custodiar sus bases de datos.