Copia compulsada: ¿Dónde y cómo conseguirla?

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En muchas ocasiones, cuando queremos realizar algún trámite en una organización pública o privada, es necesario contar con los documentos originales. Además, también es posible que te pidan alguna copia compulsada de estos documentos para tener un respaldo acreditado.

Sin importar cuál sea el caso, debes contar con una copia compulsada para evitar retrasar cualquier procedimiento ante cualquier organismo público.

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Pero ¿Quién compulsa documentos o donde puedes solicitar una copia compulsada? En este post te contamos cómo puedes compulsar documentos y quién puede asesorarte con este procedimiento que nada tiene de complicado.

¿Qué es una copia compulsada?

Una copia compulsada es un documento que da validez a una copia de uno original. Es decir, es la acreditación de que el duplicado de un papel es igual a su original, tanto en contenido como en legalidad.

Copia compulsada: ¿Dónde y cómo conseguirla?

¿Cómo es el procedimiento para obtener una copia compulsada?

Si necesitas compulsar un documento, necesitas tanto el original como la copia. Esto se debe a que el procedimiento consiste en comparar ambos documentos para así comprobar que son idénticos.

Cómo resultado, se constata que la copia no ha sufrido de algún cambio o alteración en su contenido.

Después de realizar estás comprobaciones, la persona que realiza la compulsación sellará la copia acreditando su validez. Aunque, también puede usar otro tipo de distinción que identifique la acreditación.

¿Para qué puedes necesitar una copia compulsada?

Hoy en día son muchos los trámites que exigen una copia compulsada de alguno de tus documentos. Por ejemplo, una de las más comunes es la copia compulsada de tu DNI.

En general, estás copias son muy usadas al momento de inscribirse en pruebas o exámenes. Asimismo, también son necesarias para solicitar becas, la nacionalidad o para registrar algún documento en la administración pública.

¿Quién puede realizar una copia compulsada?

En general, las copias compulsadas pueden ser acreditadas por funcionarios de tu ayuntamiento. Incluso, puedes acudir al propio organismo en el que vas a presentar los documentos para que te los compulsen.

Por otra parte, puedes ir a una notaría para solicitar la acreditación de alguna copia. Dado esto, dependiendo del trámite que necesites realizar deberás escoger a quien podrá compulsar tu copia.

¿A quién puedo pedirle una copia compulsada de mi título universitario?

Si necesitas compulsar tu título, puedes realizarlo de diferentes maneras. Tienes 3 opciones para realizar este trámite, pudiendo elegir entre alguna de ellas:

Secretaria de la universidad

Esta es la opción más sencilla, ya que es esta secretaria es la que expide el título en un principio, por lo que puede encargarse de realizar la compulsa, aunque deberás pagar una tasa establecida.

Ante un notario

Tu segunda opción es solicitar la compulsa de tu título a un notario. Para esto deberás llevar el título original y su respectiva copia, luego deberás pagar la tasa respectiva para que el notario certifique que la copia es idéntica a su original.

Registro público

Por último, un registro público de la administración del estado podrá realizar una compulsa de tu copia. Para esto es necesario que estés seguro de que tu ayuntamiento realice este tipo de trámites, ya que no todos realizan procedimientos que no tengan que ver con ellos mismos.

¿Y si el título es extranjero?

En este caso, es posible que la organización o ente que esté solicitando la compulsa te pida que inicies el trámite en el ministerio de educación. De esta forma podrás convalidar tu solicitud y obtener una copia compulsada válida.

¿Cómo obtengo una copia compulsada para solicitar subsidios y pensiones?

En sí, si vas a solicitar un subsidio por desempleo debes acudir al SEPE. Asimismo, para las pensiones es necesario gestionar tu trámite ante la seguridad social.

En ambos casos, la compulsa de documentos es gratuita y se realiza en el mismo ente. Por tal, el funcionario del organismo que atiende tu solicitud puede comprobar que la copia y el documento original son idénticos, dándole validez a la primera, la cual se queda en su registro.

Copia compulsada para trámites en la administración pública

Al momento de realizar un trámite ante la administración o ente público, el propio funcionario que llevará tu solicitud podrá compulsar tu documento. Al igual que el caso anterior, le dará validez a la copia una vez que la haya comparado con la original y vea que son idénticas.

Podrás realizar este tipo de compulsas en:

  • La Seguridad Social
  • SEPE
  • Ayuntamientos
  • Agencias tributarias
  • Comunidades autónomas
  • Universidades públicas

¿Qué documentos necesito para solicitar una copia compulsada?

En cualquier organismo al que desees acudir te exigirá algunos documentos para realizar la compulsa. Cómo es un trámite relativamente sencillo, solo es necesario presentar estos papeles:

  • Copia de calidad del original que desees compulsar. Es importante que compruebes si puedes llevar tu copia o el mismo organismo emite una.
  • Documento de identificación, como el DNI, pasaporte, NIE, etc.
  • Pago de las tasas que corresponden al trámite.

¿Cómo sé a quién acudir para tener mi copia compulsada?

Cómo hemos visto, puede compulsar un notario, el ayuntamiento o un organismo público. Sin embargo, ¿Cómo sé a quién debo acudir?

Para saber la respuesta a esto, debes conocer a fondo para qué necesitas la copia.

Por una parte, si el organismo que te solicita la copia es probado, lo que necesitas es acudir a un notario para que logre acreditar la validez con una compulsa. 

Al contrario, si el trámite que realizas es ante una administración u organización pública, puedes lograr que el mismo funcionario que gestiona tu trámite te realice la compulsa. Esto, a diferencia del anterior, es completamente gratuito.

Copia compulsada en el ayuntamiento

En la actualidad, muchos ayuntamientos están colocando restricciones al momento de compulsar documentos que no están dirigidos a gestiones de ellos mismos. Por ello, es importante que consultes si tú ayuntamiento realiza este trámite y cuáles son sus requisitos.

Por ejemplo, en el ayuntamiento de Madrid solo se práctica la compulsa cuando el documento acreditado va dirigido a su oficina de registro. Este servicio resulta gratuito solo en estos casos, por lo que no está en la obligación de compulsar documentos ajenos a la institución.

Asimismo, este ayuntamiento no realiza la compulsa de documentos presentados de manera original y con CVS. Esto se debe a que tendrá el mismo valor que el original.

Diferencia entre una copia compulsada y una copia auténtica

Cómo dijimos anteriormente, las copias compulsadas se caracterizan por acreditar la similitud entre una copia y su original. Aunque esto no le otorga valor jurídico ni otra validez adicional.

Por su parte, las copias auténticas logran acreditar la autenticidad del documento original y, además, tiene efectos jurídicos. Por ende, es como si tuvieras el documento original en tu mano, ya que tiene la misma validez y eficacia que este.

Estás copias se solicitan ante un órgano administrativo, preferiblemente en aquel donde se emitió el original. Estás organizaciones deberán comprobar primero en sus archivos si existe un original, comparando también los datos que se contienen en él.

La compulsa de documentos en el extranjero

En el caso de que necesites compulsar un documento estando en el extranjero, puedes acudir a un consulado español para realizar tu trámite. Aunque, primero tienes que consultar si dicho consulado gestiona esas solicitudes y, en caso de realizarlas, cuáles son las normas para su tramitación.

Para llevar a cabo este procedimiento es necesario la identificación del solicitante, presentar el original, pagar las tasas y luego retirar tu copia compulsada unos días después. 

Entre los consulados más comunes que llevan estos trámites está el consulado español en Bruselas, Londres, Bogotá, Portugal, entre otros.

¿Por cuánto tiempo será válida una copia compulsada?

La copia compulsada tendrá la misma validez que su original durante un procedimiento concreto. Sin embargo, esto no se refiere a su vida útil, ya que está solo tendrá valor para el caso que estés tramitando solamente.

Esto quiere decir que necesitarás realizar una nueva compulsa para cada ocasión diferente que gestiones. Por lo tanto, aunque tengas una copia compulsada del año pasado, esta no te servirá para algún trámite actual.

La copia compulsada electrónica

El Código Seguro de Verificación (CSV) es un sistema que otorga un código creado por número y letras a un documento. Con este podrás acceder al organismo que lo ha emitido para comprobar su veracidad.

Por ende, la finalidad de este sistema es que puedas ingresar el código en el formulario para verificar en línea si la copia es igual que el original.

¿Quién otorga este código?

Este código alfanumérico aparece en todos los documentos judiciales que son emitidos de manera telemática. De hecho, los documentos firmados por el propio Ministerio incorporan de una vez este sistema a sus papeles, lo que permite una fácil verificación y recuperación electrónica.

Podrás encontrar este código en la primera hoja de cada documento, específicamente en la página 1.

Copia compulsada de varios documentos

Cómo sabemos, los documentos son aquellos papeles que contienen información informativa o administrativa. Del contenido de estos es que podemos tramitar una compulsa, obteniendo así una copia legal y válida de ellos.

Dado esto, es entendible que haya diferentes documentos a los que podamos realizarle una compulsa, como lo son:

  • Documentos públicos: son aquellos emitidos por un funcionario o ente del estado. Estos son minuciosamente validados, ya que son gestionados por organismos públicos que cuentan con fe de testimonio. Un ejemplo de esto son los papeles dados por notarios, registros, administradores o jueces.
  • Documentos privados: por otra parte, este tipo de documentos son emitidos por particulares y su veracidad debe ser acreditada por ellos mismos. Por ello, necesitan de un sello o una firma que acredite su validez.
  • Documentos extranjeros: estos documentos pueden ser tanto públicos como privados, pero para tener validez en territorio español deben ser compulsados en el consulado.

¿Todas las compulsas son gratuitas?

La respuesta es no. Este trámite será gratuito sólo si se realiza ante un ente público, en dónde el funcionario comprobará la autenticidad de la copia en caso de que se haya emitido en el mismo lugar.

Sin embargo, esto tampoco es garantía de que sea totalmente gratis, ya que en ciertos puntos se puede aplicar una tasa fijada.

Por otra parte, la mayoría de las compulsas con entidades privadas suelen tener un costo. Si acudes a un notario o a una universidad privada, debes abonar cierta cifra acorde a la tasa acordada para el procedimiento.

La copia compulsada más solicitada: la del DNI

El DNI es el documento que más necesitamos compulsar, ya que es nuestro documento nacional de identidad. Este es solicitado en la mayoría de nuestros trámites, por lo que es necesario mantener siempre una copia compulsada para un procedimiento concreto.

¿Quién puede realizar la compulsa de mi DNI?

En general, el organismo que lleva a cabo este procedimiento es el mismo que solicita el documento para alguna gestión. Por ejemplo, si necesitas solicitar un documento ante el SEPE, es este ente el que se encargará de compulsar tu DNI.

Si lo anterior no es posible, lo recomendable es que acudas a la organización que emitió tu documento original. En pocas palabras, deberás dirigirte a la policía nacional y realizar así el trámite.

¿Qué se necesita para tener una copia compulsada de tu DNI?

Para lograr obtener está compulsa necesitas llevar tu DNI original y dos copias de este. Ambas deberán contar con el anverso y el reverso en la misma página para facilitar el procedimiento.

En cuanto al tiempo, podrás obtener tu copia compulsada de manera inmediata luego de presentar los requisitos ante la organización correspondiente.

¿Cuánto tiempo se demora la compulsa de una copia?

En sí, la respuesta de los organismos es inmediata, por lo que la compulsa se entrega al momento. Sin embargo, existen circunstancias dónde si demora un poco más de tiempo, llegando a tramitarse en varios días.

Por ejemplo, si la gestión es en un consulado español del extranjero, la compulsa de una copia puede durar hasta 5 días.

Por ello, es importante que consultes cuáles son tus opciones y la disponibilidad de tiempo que tienes para esperar.

Como pudimos ver, este es un procedimiento sencillo y útil que es solicitado en muchos trámites comunes. De hecho, lo recomendable es que siempre estés al día con tus copias compulsadas para realizar cualquier procedimiento en suelo español.

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